Основной вид деятельности нашей организации телерадиовещание. Иногда съемки программ происходят поздно вечером - до 23.00. Поэтому мы заключили договор с транспортной фирмой для заказа такси, чтобы развозить сотрудников домой. Для этого есть приказ по предприятию о развозке сотрудников на такси, занятых в съемках. У нас в аренде есть один автомобиль, но он работает с 10.00 до 18.00 в основном для съемок сюжетов. Могу ли я включать расходы такси в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль? Или их надо отнести на доход сотрудников и облагать НДФЛ и страховыми взносами?

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ, налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Пункт 25 ст. 255 НК РФ относит к расходам на оплату труда другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренные трудовым договором и (или) коллективным договором. В соответствии с пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов учитываются другие расходы, связанным с производством и реализацией. Подпункт 20 п. 1 ст. 265 НК РФ относит в состав внереализационных расходов, не связанных с производством и реализацией, другие обоснованные расходы.

Пункт 26 ст. 270 НК РФ предусматривает, что при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Отметим, что такси не относится к транспорту общего пользования, специальным маршрутам и ведомственному транспорту.

На основании вышеприведенных норм отметим по рассматриваемой в вопросе ситуации следующее:

• расходы на проезд в такси могут быть признаны экономически обоснованными и документально подтвержденными;
• расходы на проезд в такси могут быть учтены в составе расходов на оплату труда, прочих или внереализационных расходов, перечни которых открыты;
• из п. 26 ст. 270 НК РФ по аналогии можно сделать вывод, что проезд работников от места работы до места проживания на такси должен быть обусловлен технологическими особенностями предпринимательской деятельности организации и (или) положениями трудовых договоров и (или) коллективного договора.

Таким образом, Налоговый кодекс не запрещает учитывать в составе расходов рассматриваемые затраты, если соблюдены условия п. 1 ст. 252 НК РФ.

Контролирующие органы в официальных разъяснениях придерживаются противоположного мнения. В частности, УФНС по г. Москве указал следующее:

• оплата проезда сотрудников к месту работы и обратно на такси не включается в состав расходов для целей налогообложения прибыли (независимо от наличия такого обязательства работодателя в трудовом или коллективном договоре) (Письмо от 27.06.2008 № 20-12/060976);
• учитывая, что гл. 25 НК РФ предусмотрено включение в состав расходов на оплату труда затрат, связанных с оплатой проезда сотрудников к месту работы и обратно, только транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, то оплата проезда сотрудников к месту работы и обратно на такси не включается в состав расходов для целей налогообложения прибыли (Письмо УФНС по г. Москве от 27.01.2006 № 20-12/5434).

Суды не поддерживают налоговиков, если налогоплательщиком соблюдены необходимые условия. Например, ФАС МО в Постановлении от 01.04.2009 № КА-А40/2218-09 отметил, что организация правомерно включила в состав расходов затраты на оплату услуг по перевозке работников на такси. Он исходил из следующего:

• организацией выполнены требования ст. 252 НК РФ (расходы на оплату услуг такси имеют непосредственное отношение к ее производственной деятельности, являются экономически обоснованными и документально подтвержденными);
• весь автотранспорт представлялся только для служебных заданий, а фактов использования такси в непроизводственных целях установлено не было;
• расходы на поездки от станций метро до места работы и обратно обусловлены выполнением организацией своих обязательств перед работниками;
• обеспечение организацией своих работников проездом к месту работы и обратно автобусами и такси обусловлено технологическими особенностями производства, что подтверждается удаленностью фабрики от жилого массива и остановок транспорта общего пользования, отсутствием общественного транспорта в месте нахождения фабрики;
• условие о предоставлении транспорта для проезда к месту работы и обратно является неотъемлемой частью заключаемых работодателем трудовых договоров.

Девятый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 05.06.2009 № 09АП-8089/2009-АК (Постановлением ФАС МО от 24.09.2009 № КА-А40/9145-09 данное постановление оставлено без изменений) рассмотрел случай учета затрат по развозке сотрудников Центра Поддержки Клиентов на такси и сделал вывод о правомерности учета соответствующих затрат в составе прочих расходов. При этом было обращено внимание на следующее:

• приказом директора Санкт-Петербургского филиала общества было принято решение об обеспечении доставки в ночное время сотрудников Центра поддержки клиентов, работающих по сменному графику;
• технологические особенности оказания услуг подвижной связи требуют установления круглосуточного или многосменного режима работы персонала отдельных подразделений организации, что обуславливает необходимость обеспечения доставки работников, заканчивающих смену в ночное время, так как в указанное время общественный транспорт прекращает свою работу;
• между организацией и транспортной организацией был заключен договор на оказании услуг по организации пассажирских перевозок;
• имеются акты с перечнями услуг по перевозке пассажиров - работников, содержащие сведения о дате оказания услуги, места отправления, фамилии работника и места пункта назначения доставки, и расшифровками, содержащими сведения о времени оказания услуг, согласно которым заказ машин осуществлялся к 24:00 и к 01:00 часам по московскому времени.

Вывод.

Налоговый кодекс не запрещает учитывать в составе расходов затраты на проезд в такси работников от места работы до места проживания, обусловленный отсутствием общественного транспорта в ночное время.

В целях снижения налогового риска, имеет смысл иметь в наличии следующие оформленные документы:

• приказ (распоряжение) руководителя организации, из которого следует, что организация обеспечивает развоз на такси от места работы до дома сотрудников, которые в силу производственной необходимости заканчивают работу, например, в периоде с 22.00 до 23.00 часов;
• имеет смысл прописать в трудовых договорах или коллективном договоре обязанность оплачивать проезд в такси работников, если они заканчивают работу, например, в периоде с 22.00 до 23.00 часов;
• договор с транспортной организацией, предоставляющей по заказу такси;
• акты с перечнями услуг по перевозке пассажиров - работников, содержащие сведения о дате оказания услуги, места отправления, фамилии работника и места пункта назначения доставки, и расшифровками, содержащими сведения о времени оказания услуг;
• локальный нормативный акт (приказ, распоряжение и т.п.), из которого следует, что автомобиль Вашей организации эксплуатируется до 18.00.