Существуют договорные отношения с заказчиком услуг ООО «А» г. Москва. В рамках договора наши специалисты должны провести техническое обслуживание на объекте ООО «А» в регионах (Нижний Новгород, Воронеж...). При прибытии из командировок сотрудники предоставляют командировочное удостоверение с отметками о прибытии на объект и выбытии с объекта ООО «А» г. Москва. Как доказать факт командировки в регионы? ООО «А» не зарегистрировано как обособленное подразделение в регионах.

В рассматриваемой ситуации речь идет о случае, когда в месте командирования сотрудника, на объектах ООО «А», расположенных в регионах, отсутствует возможность проставления в его командировочном удостоверении отметок о прибытии в пункт назначения и выбытии из него. Это связано с отсутствием в пункте назначения:

• лица, уполномоченного ООО «А» ставить данные отметки;
• печати ООО «А».

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих учитываются расходы на командировки, в частности на:

• проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• наем жилого помещения;
•  суточные или полевое довольствие.

При этом нужно обратить внимание на применение п. 1 ст. 252 НК РФ, который расходами признает обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749), на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)).

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи. В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

В рассматриваемой ситуации в командировочном удостоверении по объективным причинам не могут быть сделаны отметки о прибытии и выбытии. Подобная ситуация не рассмотрена в Положении об особенностях направления работника в служебные командировки, а также иных нормативных документах. Контролирующие органы в официальных разъяснениях не рассматривают данный вопрос.

Согласно п. 26 данного положения, работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

• отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Отметим, что п. 1 ст. 252 НК РФ предусматривает, что расходы могут быть подтверждены документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе приказом о командировке, проездными документами). Из данной нормы следует, что в случае непроставления в командировочном удостоверении отметок о прибытии в место командирования и выбытии из него (либо отсутствия командировочного удостоверения), факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:

• приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) (форма утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1);
• служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении (форма № Т-10а); 
• проездными документами, из которых следует дата прибытия и выбытия из места назначения;
• счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Таким образом, при наличии вышеуказанных документов командировочные расходы могут быть учтены на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, при условии соблюдения требований п. 1 ст. 252 НК РФ.